El manual de políticas.

Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo y operacional del órgano empresarial.

Sirven también para regular y controlar cualquier tipo de proceso, así como la actitud del personal creando una filosofía de permanencia y seguimiento hacia los valores de la misma.

IMPORTANCIA:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

También nos ayuda como administradores a no repetir la información o instrucciones.

EXISTEN TIPOS DE MANUALES COMO:

Manuales Generales de Políticas.

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales específicos de Políticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

DESARROLLO DE POLÍTICAS.

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política.

2. DEFINICION. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de la política.

PREPARACION DEL MANUAL

El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea lograr.

Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados".

Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración.

PREPARACIÓN DE UN BORRADOR DEL MANUAL.

La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta administración, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave.

Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relación definitiva pueden proceder de los más diversos niveles jerárquicos (Jefes y empleados).

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida.

Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

FORMATO.

Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.

AUTORIZACION DEL MANUAL

Una vez elaborado el manual de políticas y para poder .facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por intervienen:

* Por la alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.

* Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.

* De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de técnicos en su caso.

* Del consultor externo en su caso.

REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.

Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas periódicamente en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. .

Al fin de contra restar la obsolescencia, habrá necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organización y métodos) o de su equivalente.

ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas política, eliminación, reestructuración, etc.).

ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisión de los manuales de políticas. Guando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.

RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una política existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma más imparcial posible.

COMENTARIO:

Considero de gran importancia que una empresa cuenta con un manual de políticas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad.

También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.