4.1 Introducción al estudio de sistemas y procedimientos.
Los sistemas y procedimientos son aquellos en los cuales las empresas basan sus raíces para desarrollar oportunidades de negocio, tareas administrativas, control de personal, seguridad industrial, etc.
Han adquirido en poco tiempo una importancia grande dentro de las organizaciones, sean públicas o privadas ya que dentro del sistema obviamente existen sub sistemas los cuales hacen posible el funcionamiento en sinergia de la misma.
4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES
Diagramas de flujo son aquellos que se representan con símbolos, pasos y etapas de un proceso así como la secuencia de etapas de un proceso.
Favorecen la comprensión de los procesos al representarse en dibujos ya que nuestro cerebro tiene mayor comprensión, permiten identificar los problemas, conflictos, cuellos de botella y puntos de decisión.
Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo.
Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro.
En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente.
Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.
4.3 DETERMINACION DE NECESIDADES DE INFORMACION ADMINISTRATIVA.
La necesidad de reportes administrativos en la empresa son básicos para la toma de decisiones un correcto desempeño depende de ello.
Todos aquellos integrantes de un organización deberán generar información confiable para medición El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto.
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: La automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. Este método revela la necesidad de una planeación general.
Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son:
La creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la Organización.
4.4 Planeación y diseño de un sistema
Es un formato propio estudio que resume los hechos, pone en relieve los problemas u oportunidades más grandes, esboza las opciones desarrolladas por los analistas y presenta sus recomendaciones. Este reporte escrito es la herramienta más importante utilizada por la gerencia para determinar si se continúa con un nuevo sistema o se modifica el existente.
El conocimiento de quién forma parte de la audiencia le dirá al analista qué tan formal debe hacer la presentación. Si el presidente de la empresa participa en la reunión, hay muchas probabilidades de que sea muy formal. Si los usuarios principales, en vez de los ejecutivos, componen la audiencia, tal vez sea más adecuada una presentación menos formal como del tipo taller de trabajo.
Los requerimientos de información, como se ha mencionado antes, cubren un área muy amplia, la cual será detallada más adelante. Sin embargo, los planes requieren información acerca de asuntos como objetivos, estrategias y programas tácticos, la cual a su vez informará acerca de ventas, utilidades, participación del mercado, finanzas, mercadotécnica, productos, necesidades de capital, mano de obra, investigación y desarrollo etc., tal como sea apropiado y deseado por la alta dirección. Los manuales de planeación también pueden abarcar la siguiente información: la manera en la que la alta dirección integra la planeación estratégica en el deber directivo, las misiones y filosofías de la compañía. los asuntos principales relacionados con la alta dirección, una evaluación del medio ambiente que se usará como premisa en la planeación, estrategias y políticas que la alta dirección quiere imponer en el pensamiento de todos aquellos involucrados en el proceso de planeación, procedimientos estándares de distribución de capital, una crítica de resultados anteriores, una explicación de técnicas de pronósticos interesantes para las divisiones, ilustraciones de diversos elementos del proceso de planeación tales como estrategias, objetivos, planes de contingencia y argumentos.
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