Manual de Organización

Se puede definir como aquel instrumento que nos dirá las funciones.

Delimitaciones del personal de la organización.

Así mismo este estará basado en un análisis de la estructura funcional vigente.

Pasos para su elaboración:

Es indispensable conocer la empresa.

Recabar la información: Llevar a cabo este paso se necesita investigación de campo así como el marco jurídico, analizar los documentos de estatuto general.

Objetivos institucionales y antecedentes

El propósito a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la institución.

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica  de la organización. 

Funcionamiento de la unidad responsable como una  referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y desarrollo de las funciones encomendadas.

Atribuciones

Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones representan  el  medio para alcanzar los fines, se constituyen además en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico o administrativo.

Estructura Orgánica

Descripción ordenada por jerarquía de las unidades administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

Funciones Actuales

Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgánica vigente, para proceder a su trascripción y análisis específico.

Programas y Proyectos.

Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtención de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carácter funcional de cada descendencia.

Análisis de información.

Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.

Clasificación de funciones.

Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.

Diversidad de funciones.

·         Similares o equivalentes.

·         Por su operación.

·         Coordinación.

·         Programación.

·         Evaluación y asesoría.

Ubicación de funciones.

Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:

- Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.

- Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.

- Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.

- Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.

Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente clasificación y ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución se deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operación, control y supervisión.

Análisis Estructural

La clasificación obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo común”.

Organigramas

En correspondencia al análisis estructural, se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en Gral. y de áreas específicas de la institución. Esta representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán contener las siguientes características.

Revisión y Autorización

Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a su terminación.

Código Numérico

Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder ala clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a cada área, por ejemplo:

1.0.-Asamblea de accionistas.

2.0.-Presidente.

3.0.-Gerente general.

3.0.1.-Área staff.

4.1.-Area de producción.

4.2.-Area de mercadotecnia.

4.3.-Area de recursos humanos.

4.4.-Area de finanzas.

Contenido de un manual

Como referencia a esta guía para elaborar el manual de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de organización de la empresa sea la siguiente:

A.- Presentación.

B.- Instrucciones.

C.- Objetivos.

D.- Organigramas

- General

- Particular

E.- Organización.

F.- Funciones generales.

G.- Descripción de funciones


Comentario: En este concepto nos podemos enfocar en la importancia de poder realizar correctamente la investigación de campo, jurídica y análisis de información.


Para llevar a cabo este proceso es necesario realizar los pasos bajo un estricto control para poder llevar con éxito la filosofía y misión de la empresa en conjunto y sinergia con los empleados.